各教学院：
为及时准确做好2022届毕业生档案整理、转递工作，确保毕业生档案完整、安全、无误邮寄，现就毕业生学籍档案整理、邮寄及电子学籍档案填写等相关工作通知如下：
一、归档时间
毕业生离校前。
二、归档学籍材料内容
毕业生纸质学籍档案包括高中（专科）学籍、高考（专升本）档案、高考准考证、入学通知书、体检表、新生入学资格复查表、新生入学登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、成绩单、学士学位审批表、报到证副本、学生在校期间学籍异动相关证明材料、奖惩材料等。
三、电子档案填写
（一）毕业生填写
5月10日前，毕业生登录电子档案系统，完成本人电子档案填写工作，具体填写步骤如下：
第一步：浏览器打开链接：https://xg.nyist.vip；
第二步：点击“学籍档案”卡片，进入档案填报系统；
第三步：点击“开始填报”按钮或上方导航栏“档案填报”，开始逐个填报列表内相关事项，填写完毕后提交，（注：本系统推荐使用Chrome浏览器，不兼容IE9以下版本）。
第四步：填写完毕确认无误后，点击“提交档案”（如暂时没写完整，可点击“暂存”功能）。
第五步：待辅导员审核后，学生在“我的档案”中，点击“下载”，正反打印、粘贴照片并签名后，以班为单位收齐交给辅导员老师。
学生电子档案填报操作说明：
https://www.yuque.com/docs/share/8f627cf0-abde-4ffd-b0f3-e33fd737256b或进入系统后通过上方导航栏“使用帮助”打开进入手册。
（二）辅导员审核
5月15日，毕业生辅导员登录电子档案系统，对毕业生填写的电子档案进行审核。
第一步：浏览器输入网址：https://xg.nyist.vip/XMAdmin；
第二步：扫描二维码，进入智慧学工系统；
第三步：点击左侧菜单栏“电子学籍”即可进行学生档案管理界面，辅导员可在此功能下处理学生已提交学籍档案审批工作，主要功能操作：档案检索、预览查看、档案审核、批量审核、批量打印。
《教职工用户手册》：
https://www.yuque.com/docs/share/0c6ac394-99df-41a4-9d4f-e4df4ac54965?# 。
三、学籍档案归档
5月16日—5月20日，毕业生自行从电子档案系统中下载，用A4纸正反打印，签名完善后以班为单位交给辅导员老师。
5月21日—6月10日，各学院收齐学生学籍材料并加盖学院公章后，统一到学生处加盖学籍档案专用章，装入学生个人学籍档案。
四、学籍档案邮寄
1.毕业生档案采用国内标准快递（EMS）邮寄，学生处负责联系邮政局到各教学院邮寄毕业生档案。各学院按照档案转递地址（报到证或调档函地址）认真填写《XX学院2021届毕业生档案邮寄信息统计表》（见附件1）。
2.报到证地址为南阳地区的学生档案，各学院整理密封后，填写《XX学院2021届南阳地区毕业生档案移交信息统计表》（见附件2），连同学籍档案统一交至学生处档案室，由档案室负责转交至南阳市人才交流中心。
3.专升本档案：已考取专升本的同学持所录取公司的录取通知书到各自辅导员处领取学籍档案，报到时交至所录取公司，辅导员在附件1中作好记录。
4.研究生档案：考取研究生的毕业生持所录取公司开具的调档函，由辅导员按照调档函上的要求办理档案转寄并在附件1中作好记录。
5.因各种原因无法邮寄的档案，各学院收集齐全并填写《XX学院2021届毕业生留校学籍档案移交表》（见附件3），尽快移交至学生处学籍档案室保存。
六、相关要求
1. 学籍档案是学生个人高中阶段和大学阶段政治面貌、学习经历的记录，是学生毕业后人事管理和服务的依据，更是做好毕业生工作的重要环节。各教学院要高度重视，指定专人负责，在毕业生学籍档案收集、整理、邮寄过程中，要严格遵守档案工作的有关规定，做好保密工作，保障档案材料的安全；要与入学时档案认真核对，确保档案材料完整，谨防材料重复、错装漏装等。
2.各教学院要按照日程安排，统筹安排毕业生学籍档案相关工作，要通过毕业生教育等途径增强毕业生对学籍档案整理、寄递、接转工作重要性的认识。
3.学籍档案材料上的签字、盖章必须齐全、规范，学生签字等必须是用碳素墨水或黑色水笔书写，不得用圆珠笔、铅笔和红色墨水、复写纸等书写。
附件：2022届毕业生档案信息汇总表
学生处
2022年4月26日
